Lösungsbeschreibung | Semeion Housekeeping

Semeion Housekeeping ermöglicht die Automatisierung des Housekeeping Prozesses. Dieser beginnt mit der Arbeitsverteilung an die diensthabenden Mitarbeitenden, danach folgt der Reinigungsprozess nach vorgegebenen Richtlinien, die Reinigungskontrolle, die Freischaltung oder Weiterverarbeitung der Zimmereinheiten, bei Bedarf die Weiterleitung von Reparaturaufträgen an die verantwortlichen Abteilungen, als auch die Lagerverwaltung der für diesen Bereich benötigten Maschinen, Materialien, usw.
Diese Lösung, welche speziell für die Hotellerie, Spitäler, Seniorenresidenzen, usw. erstellt wurde, gibt Ihnen jederzeit Aufschluss darüber, wer, was, wann, wo und wie zu erledigen, resp. erledigt, hat. Die bidirektionale Anbindung an die Schnittstelle zum PMS der Unternehmung ist möglich und empfehlenswert.

Funktionsdiagramm der Lösung

Version 1: Die Lösung besteht aus dem Semeion Engine in der Cloud, einem Hospitality Modul für zur Verwaltung von Teams, Dienstleistungen vor Ort im Hotel und Erstellung von Rapporten, sowie dem Schnittstellenmodul zum Hotel-PMS (z.B. Fidelio Opera).

Beispiele von Prozessen, die durch Semeion Housekeeping abgedeckt werden

Arbeits-, resp. Mitarbeitenden-Einteilung

•  Hinterlegte Anwesenheitspläne aller Mitarbeitenden für diesen Bereich
•  Vorschlag der geeigneten Mitarbeitenden für die täglichen Aufgaben durch das System gemäss vordefinierten Richtlinien
•  Zuteilung der zu reinigenden Einheiten pro Mitarbeitenden / Arbeitsschicht
•  Automatische und unterstützende Erstellung von Dokumenten für operative Reinigungs-Mitarbeitende (z.B. individuelle Arbeitsaufträge (Work-orders) einschliesslich spezieller oder allgemein verbindlicher Arbeitsinstruktionen für den Tag, die Schicht oder die zu reinigende Einheit)), sofern nicht direkt über die Mobil-Anwendung für die Reinigungskräfte gearbeitet wird

Kommunikations- und Führungsmittel zwischen den Abteilungen, resp. den Führungskräften

•  Gespiegelter Online Status (mittels 2-way Interface) mit dem PMS der Unternehmung, aller in diesen Verantwortungsbereich fallenden Objekte
•  Die Zugangsberechtigung (über die Cloud) für die Führungskräfte der Hospitality Unternehmung, des externen Dienstleisters oder dem Objektmanagement erlaubt jederzeit die Einsicht in den Status der Arbeiten im jeweiligen Objekt
•  Sofortige elektronische Übermittlung von anfallenden Arbeitsanweisungen für einzelne oder mehrere Systemnutzer oder einer Arbeitsauftragsveränderung bei einem Wechsel des Zimmerstatus (z.B. Abreise- in Bleibe-Zimmer; Do-Not-Disturb Status, usw.) insbesondere bei der Anwendung der Mobilanwendung für die Reinigungskräfte
•  Dank Mobil-Anwendung besteht zudem die Möglichkeit der telefonischen Kommunikation über WLAN

Kontroll- und Qualitätsmanagement

•  Online Kontroll- und Qualitätsmanagement Checklisten nach der jeweiligen Einheit vorkonfiguriert (z.B. Typ, Bereich, Lage, Nummer, Minimum Standarte, Artikel, Quantitäten, usw.)
•  Vordefinierte Mängel und technische Defekte pro Bereich der Einheit mit definierten Verantwortlichen zur Richtigstellung (z.B. Reinigung, Technik, Sanitär, Schreiner, Maler, usw.) mit automatischer Auftragsauslösung (Ticketing), einschliesslich der Möglichkeit des Fotografierens eines Missstandes, resp. Defektes
•  Abstimmung und Identifikation von Verbesserungspotenzial im Housekeeping oder der Instandhaltung der Einheiten, insbesondere zu Schulungszwecken, sowie als Grundlage zur Erstellung von Unterhalts- und Investitionsplänen
•  Automatische und unterstützende Erstellung von Berichten, z.B. Qualitätschecklisten, Qualitätsstatistiken, Mängelberichte einschliesslich Fotos, usw. dies sowohl pro Einheit, Bereich, Person, Abteilung, als auch pro Zeitspanne (täglich, monatlich, jährlich, auflaufend, usw.)
•  Möglichkeit der Nutzung (scanning) von QR-Code / Barcodes / Datamatrix
•  Möglichkeit der Nutzung von RFID/NFC Technologien mit der Mobilanwendung
•  Inventarisierung von Verbrauchsprodukten für die Gästezimmer, Arbeitsmittel, Reinigungsprodukten, Uniformen, usw. an Lager oder im Umlauf
•  Die Mobilanwendung ermöglicht das Arbeitszeitmanagement, als auch die sicherheitsrevelante Dokumentation nach Bereichen

Vorschau

Benutzte Semeion Module

Version 1

#	Modulname	Modulbezeichnung
1	Semeion powerOffice	SemeionModulepowerOfficeDescription

Vorteile und Nutzen

•  Vollständige Digitalisierung des Instandhaltungsmanagements, auch wenn Berichte auf Wunsch gedruckt werden können. Grundsätzlich können alle Mitarbeitenden mit Smartphones und Tablets arbeiten.
•  Prozessorientierte Arbeitsplattform mit Schnittstellen zu bestehenden PMS Systemen im Hospitality Umfeld für den Housekeeping-Bereich, sowohl für die Eigen-, als auch die Fremdreinigung durch einen externen Dienstleister, die Zusammenarbeit mit der Technischen-Abteilung und der Rezeption
•  Ideal als Steuerungsinstrument der Führungskräfte und als Kontrollinstrument für die Personalabteilung des Unternehmens
•  Drastische Vereinfachung der Kommunikationswege zwischen den Abteilungen und den Mitarbeitenden
•  Erhebliche Zeit – und Kosteneinsparungen durch Prozessautomatisierung und Prozess-Sicherheit
•  Lösung für den Qualitätsmanagement-Prozess
•  Kontrolle und Dokumentation bezüglich Einhaltung der gesetzlichen Richtlinien
•  Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit der Abläufe (wer, was, wann, wo, wie, usw.) und der Abrechnung mit externen Dienstleistern
•  Transparente Daten, Statistiken und Rapporte für alle Adressaten
•  Möglichkeit der Verwendung von RFID-NFC Transponders / QR-Code / Barcodes / Datamatrix für die hotelrelevante Aktivitäten
•  Entwickelt mit Hilfe von Hoteliers und Dienstleistern für das Hospitality Umfeld
•  Kontinuierliche Unterstützung zur Mitarbeiterschulung durch das schnelle Erkennen von wiederkehrenden Fehlern, zur Verbesserung der Serviceleistungen und somit der Kundenzufriedenheit

Diese ERP Lösung kann auf Wunsch jederzeit weiter ausgebaut werden

Warum in diese Lösung investieren?

Die Abläufe im Bereich Housekeeping im Hospitality Umfeld sind von zentraler Bedeutung und stellen die Verantwortlichen in verschiedenen Belangen vor grosse Herausforderungen. Die Aufgaben werden vielfach auch von externen Dienstleistern wahrgenommen. Insbesondere hier ist es für den Auftraggeber wichtig, auf eine Lösung zurückgreifen zu können, welche die Kommunikation bei der Dienstleistung mit allen involvierten Abteilungen und Mitarbeitenden fördert und eine hervorragende Qualität bei der Ausführung und eine korrekte Abrechnung garantiert, so dass die Kundenzufriedenheit erhöht und die Effizienz gesteigert wird.
Zudem wird jederzeit volle Transparenz beim Arbeitsprozess gewährleistet.