Description de la solution | Semeion Housekeeping

Semeion Housekeeping permet l´automatisation des processus d´entretien des établissements. Cela commence par la distribution du travail aux employés disponibles, suivi par le processus de nettoyage en fonction des directives spécifiques, le contrôle du nettoyage, l´activation ou le traitement ultérieur des unités de salle, si nécessaire l´envoi d´ordres de réparation aux départements techniques responsables, ainsi que la gestion des stocks machines et de des matériels, etc. nécessaires dans ce domaine.
Cette solution, spécialement conçue pour l´hôtellerie, les hôpitaux, les résidences pour personnes âgées, etc., vous donne à tout moment des informations sur qui a fait quoi, quand, où et comment le travail a été réalisé. La connexion bidirectionnelle à l´interface de votre PMS d´entreprise est possible et recommandée.

Diagramme fonctionnel de la solution

Version 1 : La solution se compose de Semeion Engine dans le cloud, d´une module spécifique pour les hôtels permettant de gérer sur place à l´hôtel les équipes, les services et de reporting et aussi, un module d´interface au PMS de l´hôtel (p.ex. Fidelio Opera)

Exemples de processus couverts par Semeion Housekeeping

Répartition du travail, resp. des employés

•  Plans de participation déposés de tous les employés pour cette zone
•  Suggestion par le système des employés appropriés pour les tâches quotidiennes selon des directives prédéfinies
•  Affectation des unités à nettoyer par employé/équipe de travail
•  Création automatique et assistée de documents pour le personnel de nettoyage opérationnel (p.ex. ordres de travail individuels, y compris des instructions spéciales de travail ou généralement contraignantes pour la journée, l´équipe de travail ou l´unité à nettoyer), sauf si vous travaillez directement avec l´application mobile pour les femmes de ménage

Outils de communication et de gestion entre les départements et les responsables

•  Statut en ligne en miroir (via une interface bidirectionnelle) avec le PMS de l´entreprise, de tous les objets relevant de ce domaine de responsabilité
•  L´autorisation d´accès (via le cloud) pour les responsables de l´établissement, le prestataire externe de services ou le gestionnaire de l´établissement permet de consulter à tout moment l´état d´avancement des travaux dans l´établissement concerné
•  Transmission numérique immédiate des instructions de travail pour un ou plusieurs utilisateurs du système ou d´un bon de travail en cas de changement d´état de la chambre (par ex. départ en chambre restante ; Ne pas déranger, etc.), notamment lors de l´utilisation de l´application mobile pour le personnel de nettoyage
•  Grâce à l´application mobile, la communication téléphonique via WLAN est également possible.

Contrôle et gestion de la qualité

•  Listes de contrôle en ligne et de gestion de la qualité préconfigurées en fonction de l´établissement (p.ex. type, superficie, emplacement, nombre, norme minimale, articles, quantités, etc.)
•  Défauts prédéfinis et défauts techniques par zone de l´unité avec des personnes définies responsables de la correction (p.ex. nettoyage, technique, sanitaire, menuisier, peintre, etc.) avec déclenchement automatique de la commande (ticketing), y compris la possibilité de photographier un état ou un défaut
•  Coordination et identification des potentiels d´amélioration de l´entretien de l´établissement ou de la maintenance des unités, notamment à des fins de formation, et comme base pour l´élaboration de plans d´entretien et d´investissement
•  Création automatique et complémentaire de rapports, p.ex. listes de contrôle de qualité, statistiques de qualité, rapports de défauts avec photos, etc. par unité, zone, personne, département, ainsi que par intervalle de temps (journalier, mensuel, annuel, accumulé, etc.)
•  Possibilité d´utiliser (scanner) des Code QR / codes à barres / Datamatrix
•  Possibilité d´utiliser les technologies RFID/NFC avec l´application mobile
•  Inventaire des consommables pour les chambres d´hôtes, équipements de travail, produits de nettoyage, uniformes, etc. en stock ou en circulation.
•  L´application mobile permet la gestion du temps de travail ainsi que la documentation relative à la sécurité en fonction des zones

Aperçu

Modules Semeion utilisés

Version 1

#	Nom du module	Description du module
1	Semeion powerOffice	SemeionModulepowerOfficeDescription

Avantages et bénéfices

•  Digitalisation complète des flux de gestion de la maintenance, même si les rapports peuvent être imprimés sur demande. En principe, tous les employés peuvent travailler avec des smartphones et tablettes.
•  Plate-forme de travail orientée processus avec interfaces des systèmes PMS existants dans le domaine de l´hôtellerie et de la restauration, pour le nettoyage interne ou externe par un prestataire de services, en collaboration avec le service technique et la réception de l´établissement
•  Instrument idéal de gestion des personnels et de contrôle par le département des ressources humaines de l´entreprise
•  Simplification drastique des canaux de communication entre les services et les employés
•  Gain de temps et d´argent considérable grâce à l´automatisation des processus et à leur sécurité
•  Solution pour le processus de gestion de la qualité
•  Contrôle et documentation de la conformité aux directives légales
•  Assurance de la traçabilité des processus (qui, quoi, quand, où, comment, etc.) et la comptabilisation avec des fournisseurs de services externes
•  Données, statistiques et rapports transparents pour tous les destinataires
•  Possibilité d´utiliser des Transpondeurs RFID-NFC / codes QR / codes à barres / Datamatrix pour les activités importantes liées à l´hôtel
•  Développé avec l´aide d´hôteliers et de prestataires de services pour l´environnement hôtelier
•  Aide permanente à la formation des personnels par la détection rapide des erreurs récurrentes, amélioration des services et donc de la satisfaction client

Cette solution ERP peut être étendue à tout moment sur demande

Pourquoi investir dans cette solution ?

Les processus d´entretien dans le secteur de l´hôtellerie et de la restauration sont d´une importance primordiale et posent des défis majeurs aux gestionnaires dans divers domaines. Les tâches sont souvent exécutées par des prestataires de services externes. En particulier, il est important pour l´établissement de pouvoir compter sur une solution qui favorise la communication dans le service avec tous les départements et employés concernés et qui garantit une qualité d´exécution exceptionnelle, afin d´augmenter la satisfaction et l´efficacité de l´établissement.
De plus, la transparence totale du processus de travail doit être garantie à tout moment.